Bonnes Pratiques en Qualité : comment faire du Benchmarking

Rechercher et mettre en œuvre de bonnes pratiques en matière de qualité (pour améliorer nos processus) est l’objectif de notre travail. Toutes nos tâches doivent servir cet objectif. C’est pourquoi nous étudions beaucoup et sommes en développement constant. Cependant, il y a toujours quelques problèmes qui semblent dépasser nos capacités.

Si vous vous sentez ainsi parfois, calme. La vérité est que nous avons tant d’activités et de processus à gérer et, parfois, nous ne parvenons pas à leur accorder toute notre attention. Cependant, il existe une manière de rechercher des améliorations et de résoudre ces problèmes : le Benchmarking.

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Le benchmarking est un processus qui vise à comparer les processus d’une entreprise aux processus d’autres organisations. Cela se fait par le biais de visites et d’échanges d’informations. De cette manière, il est possible de trouver des points d’amélioration ou de résoudre des problèmes qui affectent l’entreprise.

Dans le post d’aujourd’hui, nous allons parler des aspects fondamentaux d’un bon Benchmarking. En suivant les “étapes” présentes ici, vous serez prêt à découvrir d’autres réalités et à acquérir de nombreuses connaissances importantes. Alors, allons-y !

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Comprendre les objectifs de la Recherche de Bonnes Pratiques en Qualité

La recherche de bonnes pratiques en qualité vise à identifier et à promouvoir des méthodes efficaces pour améliorer la qualité des produits et services. Elle se concentre sur l’analyse des processus existants, l’identification des points faibles et la mise en œuvre de solutions innovantes. L’objectif est de garantir une satisfaction client optimale, de réduire les coûts et d’augmenter l’efficacité opérationnelle. En adoptant ces pratiques, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur performance globale, mais aussi renforcer leur compétitivité sur le marché.

Pour un bon Benchmarking, il est nécessaire de planifier et de comprendre ce que vous recherchez. Dans notre domaine (comme dans tout autre), il existe divers sous-thèmes qui peuvent être explorés. Il est donc intéressant de définir quels seront vos objectifs lors de la visite d’une autre entreprise.

Il existe 2 situations à prendre en compte, et les deux peuvent apporter des avantages.

Visite axée sur les Bonnes Pratiques en matière de Qualité

La visite a pour objectif de partager des expériences et des connaissances sur les meilleures pratiques en matière de qualité. Les participants auront l’occasion de discuter des défis et des opportunités liés à l’amélioration continue des processus. Cette initiative vise à promouvoir une culture de l’excellence et à encourager l’adoption de normes de qualité élevées dans toutes les activités.

Généralement, nous choisissons des entreprises qui ont un processus qui nous intéresse. De cette manière, nous faisons une visite plus ciblée, en concentrant notre attention sur ce processus. Ainsi, nous réduisons la portée de la visite.

Ici, il y a généralement un effort actif de recherche de références et les contacts sont plus formalisés. L’avantage principal ici est la recherche d’améliorations et l’identification de bonnes pratiques (dans la Qualité ou dans n’importe quel domaine).

Visite complète

Le musée offre une visite complète qui permet aux visiteurs de découvrir l’histoire et la culture de la région. Les expositions sont organisées de manière chronologique, offrant un aperçu détaillé des différentes périodes historiques. Les guides sont disponibles pour fournir des explications supplémentaires et répondre aux questions.

En attendant, il est possible de faire une visite plus exhaustive, sans se concentrer sur un aspect spécifique. Il est courant de visiter d’autres entreprises simplement pour voir comment est l’environnement et comment la culture y agit.

Dans ces cas, la visite est généralement moins planifiée. En général, ce type d’action survient après la conclusion d’un contrat avec un client ou après des événements, par exemple. L’accent principal ici est mis sur la création de partenariats (réseautage) et aussi la recherche de pratiques culturelles.

Les deux types de visite sont bénéfiques, aucun n’est meilleur ou pire. Ils ont simplement des objectifs légèrement différents.

Cet article présentera de Bonnes Pratiques de Benchmarking qui servent tant pour des visites ciblées que pour les plus générales. Cependant, notre principal objectif sera les visites ciblées, car elles nécessitent généralement plus de planification.

Définir le processus à améliorer

Pour améliorer un processus, il est essentiel de comprendre ses étapes actuelles et d’identifier les points faibles. Cela peut inclure l’analyse des flux de travail, la collecte de données et la consultation des parties prenantes. Une fois les problèmes identifiés, des solutions peuvent être proposées et mises en œuvre pour optimiser le processus.

Généralement, le processus qui sera l’objet du Benchmarking surgit naturellement, fruit des analyses internes que vous faites régulièrement. Ce sont des processus qui présentent une certaine difficulté ou nécessitent plus de performance.

La seule chose que vous devez faire est de définir, alors, quelle est la plus grande priorité de l’entreprise en ce moment. Ce choix doit prendre en compte la Politique de Qualité et les Objectifs du SGQ. (en rappelant que les deux, politique et objectifs, doivent être liés à la stratégie de l’entreprise)

À titre d’exemple, les processus suivants peuvent être analysés dans le benchmarking :

• traitement des non-conformités;
• analyse des indicateurs;
• processus de recrutement;
• de formation;
• de gestion des risques;
• processus de production de l’entreprise;
• Etc. et ainsi de suite!

Sélectionner des entreprises de référence

Les entreprises de référence sont celles qui se distinguent par leur excellence dans divers domaines. Elles sont souvent reconnues pour leur innovation, leur qualité de service et leur impact positif sur la société. Pour sélectionner ces entreprises, il est important de prendre en compte plusieurs critères tels que la performance financière, la satisfaction des clients, et la responsabilité sociale.

Avant de continuer, il convient de dire que parfois la sélection de l’entreprise précède la définition du processus. Il se peut que, lors d’une conversation ou d’un événement, une opportunité de visite se présente. C’est courant, il n’y a aucun problème avec cela.

Dans ce cas, on peut alors orienter le choix du processus à améliorer vers quelque chose qui soit le point fort de l’entreprise visitée.

Si ce n’est pas le cas, après avoir défini le processus que vous souhaitez améliorer, vous commencerez alors à rechercher des entreprises de référence dans ce domaine. Il est recommandé de chercher des entreprises qui opèrent dans le même secteur que vous, car les chances d’échange sont plus grandes.

Peuvent-ils être concurrents ? Ils le peuvent, mais toutes les entreprises ne sont pas disposées à ouvrir leurs processus. Cela dépendra de votre marché et de divers autres facteurs.

Le plus courant est qu’ils soient uniquement de branches similaires. Ici, à l’usine, nous pourrions faire du benchmarking avec d’autres e-commerces. Comme une boutique en ligne d’encens, par exemple.

Nous pourrions également faire du benchmarking avec des agences de marketing en ligne, puisque nous opérons exclusivement sur internet. Nous avons des services qui soutiennent d’autres professionnels travaillant avec des systèmes de gestion.

Conseil pour trouver des références en Bonnes Pratiques de Qualité (ou dans n’importe quel domaine)

Pour trouver des références en Bonnes Pratiques de Qualité, il est important de suivre quelques étapes clés. Tout d’abord, identifiez les sources fiables et reconnues dans le domaine. Ensuite, consultez des publications académiques, des livres spécialisés et des articles de revues professionnelles. N’oubliez pas de vérifier les références citées dans ces documents pour approfondir vos recherches. Enfin, participez à des conférences et des séminaires pour échanger avec des experts et obtenir des recommandations actualisées.

Peut-être que vous ne connaissez pas beaucoup de personnes. Vous ne savez pas qui chercher. Mais il existe un outil gratuit qui peut beaucoup aider dans cette recherche : LinkedIn !

En profitant, suivez-nous là-bas :

Profil professionnel de l’entreprise

Mon profil professionnel

Il existe divers groupes de professionnels partageant de bonnes pratiques en matière de qualité et dans tout autre domaine. Il suffit de créer un compte et de taper un mot-clé dans le champ de recherche et hop, des groupes, personnes et même des entreprises qui peuvent être des références pour vous apparaîtront.

Créez un script avec des questions, interrogations ou doutes

Le but de ce script est de guider une discussion ou une enquête en posant des questions pertinentes. Il est important de formuler des questions claires et précises pour obtenir des réponses utiles. Voici quelques exemples de questions que vous pourriez inclure dans votre script :

Quelles sont les principales préoccupations que vous avez concernant ce projet ?
Comment évaluez-vous les risques associés à cette initiative ?
Quels sont les objectifs que vous espérez atteindre avec cette démarche ?
Quels obstacles anticipez-vous et comment prévoyez-vous de les surmonter ?
Quels sont les critères de succès pour ce projet selon vous ?
Comment comptez-vous mesurer les résultats obtenus ?
Quels sont les ressources nécessaires pour mener à bien ce projet ?
Avez-vous des suggestions ou des recommandations pour améliorer ce plan ?
Quels sont les délais prévus pour chaque étape du projet ?
Comment allez-vous assurer la communication et la coordination entre les différentes parties prenantes ?

Après avoir sélectionné le processus et l’entreprise de référence, il est temps de penser à la visite de manière plus pratique. Ici, il est intéressant de créer une sorte de plan, quelque chose qui vous aide à vous concentrer sur les doutes et les difficultés de votre processus.

Ce peuvent être des questions plus fermées, dont la réponse sera “Oui” ou “Non”, mais elles ne vont généralement pas t’aider autant. Alors, essaie de poser des questions qui encouragent des réponses plus ouvertes. Pour cela, commence les questions par les mots suivants :

Comment […]?

Quel […]?

Quoi […]?

Combien […]?

Qui […]?

Pourquoi […]?

Voyons quelques exemples :

Comment encouragez-vous les gens à traiter les non-conformités dans les délais ?

Quel est l’impact de l’analyse critique sur les processus de l’entreprise ?

Qu’est-ce qui vous a amené à adopter la norme ISO XYZ dans l’entreprise ?

Combien de temps prenez-vous pour traiter une non-conformité ?

Qui sont les responsables de cette action ?

Pourquoi avez-vous adopté le MASP au lieu du PDCA ?

Établissez une liste de douleurs

Les douleurs peuvent être physiques ou émotionnelles. Il est important de les identifier pour mieux les comprendre et les traiter. Voici quelques exemples de douleurs courantes :

Douleurs physiques :
Maux de tête
Douleurs musculaires
Douleurs articulaires
Douleurs abdominales

Douleurs émotionnelles :
Tristesse
Anxiété
Stress
Dépression

En reconnaissant ces douleurs, vous pouvez prendre des mesures pour améliorer votre bien-être général.

Une autre chose intéressante est de dresser une liste de vos principaux problèmes, des principales douleurs de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez poser des questions ciblées et même partager ces difficultés avec les professionnels de l’autre entreprise.

Souvent, nous n’arrivons pas à résoudre quelque chose, mais ceux qui sont en dehors du processus peuvent facilement indiquer de bonnes pratiques. Il vaut donc la peine de montrer vos points faibles. Rappelez-vous qu’un benchmarking est une relation gagnant-gagnant. Ainsi, vous et l’entreprise visitée devez tous deux progresser.

Visitez l’entreprise choisie

La visite de l’entreprise est une étape cruciale pour comprendre son fonctionnement et ses valeurs. Il est important de bien se préparer en amont pour tirer le meilleur parti de cette expérience. Assurez-vous de poser des questions pertinentes et de prendre des notes pour pouvoir vous référer à ces informations plus tard.

Avant de continuer, je voudrais faire une remarque : Covid-19.

Je ne sais pas quand vous lisez ce texte, mais nous sommes actuellement en pleine pandémie. Donc, il n’est peut-être pas possible de visiter physiquement une autre entreprise. Peut-être que, pour l’instant, nous ne pouvons faire quelque chose qu’en ligne. Quoi qu’il en soit, même en personne, prenez toutes les précautions nécessaires, portez un masque et faites preuve d’empathie envers vous-même et les professionnels de l’organisation visitée.

Cela nous amène déjà à un autre sujet important. Pendant la visite, soyez respectueux et comprenez que vous êtes sur le point de voir tout ce que l’entreprise fait. Profitez de la compétence et de l’attention des personnes impliquées et ne soyez pas ennuyeux. Même si vous avez déjà vu cela, ne dévalorisez pas ou ne découragez pas un autre professionnel lorsqu’il présente fièrement son processus.

De plus, s’il y a une ouverture, contribuez également. Faites des suggestions sur la manière dont vous faites les choses et demandez si vous pouvez aider en quelque chose. C’est le moment de renforcer les deux entreprises et de créer un marché plus fort.

Revenez et faites des adaptations des Bonnes Pratiques en Qualité (et dans l’entreprise dans son ensemble)

Une fois la visite terminée, je suis sûr que vous repartirez avec la tête pleine d’idées. C’est formidable, mais cela peut aussi poser quelques problèmes. Ne cherchez pas à tout mettre en œuvre d’un seul coup et faites attention à ne pas donner à votre équipe l’impression de mal faire. Avec ce sentiment de « Waouh, nous faisons tout de travers ». Cela nuira à l’engagement.

De plus, souvenez-vous : vous ne devez pas copier les bonnes pratiques apprises. Chaque entreprise est unique et votre mission est d’adapter ce que vous avez appris à sa culture et à sa réalité.

Vous devrez créer des plans d’action et des projets qui introduisent ces bonnes pratiques de la bonne manière ! De cette façon, elles seront durables et non pas seulement une mode passagère. De plus, comprenez que l’entreprise que vous avez visitée a déjà une certaine culture implantée et c’est cela qui garantit les Bonnes Pratiques en Qualité.

En résumé : de nombreux apprentissages de votre benchmarking peuvent être irréalisables, car votre entreprise n’est pas prête pour eux. Il se peut même qu’une bonne pratique ne soit pas compatible avec votre culture, parce que vous êtes différents de l’entreprise visitée. Et il n’y a aucun problème à cela.

Surveillez les bonnes pratiques mises en place

Le suivi des bonnes pratiques est essentiel pour garantir l’efficacité et la qualité des processus. Il est important de documenter les procédures, de former les équipes et de réaliser des audits réguliers pour s’assurer que les standards sont respectés.

Même si vous faites attention, certaines bonnes pratiques peuvent ne pas être intégrées immédiatement. Il est donc nécessaire de tout surveiller et, si besoin, de réajuster les choses. De plus, certaines bonnes pratiques peuvent être si efficaces qu’elles peuvent être encore plus optimisées.

Si vous avez des réticences à implanter quelque chose, faites une expérience. Implantez la pratique dans un processus plus petit ou dans une seule ligne de production, par exemple. Si les choses se passent bien et fonctionnent, vous la standardisez pour toute l’entreprise. Sinon, vous décidez si vous voulez réadapter la pratique ou l’abandonner.

Partez pour le prochain benchmarking 😎

Le benchmarking est une méthode de gestion qui consiste à comparer les performances de son entreprise avec celles des meilleures entreprises du même secteur. Cette technique permet d’identifier les meilleures pratiques et de les adapter à son propre contexte pour améliorer ses performances. Pour réussir un benchmarking, il est essentiel de bien définir les objectifs, de choisir les bons indicateurs de performance et de collecter des données fiables. Une analyse approfondie des résultats permettra de mettre en place des actions correctives et d’optimiser les processus internes.

Si vous avez suivi toutes les étapes ci-dessus, je suis sûr que votre benchmarking a été très positif. Et si quelque chose a bien fonctionné, pourquoi ne pas le répéter ?

Certaines entreprises ont un processus de benchmarking consolidé, qui se déroule à des intervalles définis et tout le reste. Avez-vous besoin de quelque chose comme ça ? Je ne sais pas, mais pas nécessairement, vous devez évaluer votre contexte, la disponibilité de vos ressources et vos besoins.

En attendant, je crois que faire au moins une visite par an est très bénéfique pour apporter de nouvelles idées. De plus, il existe des situations spécifiques où une petite visite est bienvenue, par exemple lors du processus de mise en œuvre d’une norme. Visiter une autre entreprise qui met en œuvre la même norme et comprendre comment ils font les choses peut beaucoup t’aider !

Il peut également être intéressant de faire du benchmarking après l’audit de maintenance. Vous aurez probablement en main une liste de NC ou d’opportunités d’amélioration identifiées par l’auditeur. Vous pourrez alors voir comment les entreprises traitent ces questions et adapter les idées pour améliorer vos processus.

Enfin, rappelez-vous que recevoir des visites dans votre entreprise est également du benchmarking et peut aussi vous aider beaucoup ! En effet, en plus de partager ce que vous faites de bien, vous pouvez encore recevoir divers retours sur vos processus.