Les avantages indéniables des serveurs vocaux interactifs pour votre entreprise

Les entreprises actuelles sont toujours en quête d’amélioration de la relation client. Pour y parvenir, des outils performants tels que le serveur vocal interactif (SVI) sont recommandés. Celui-ci permet d’assurer une gestion efficace des appels entrants et d’offrir un service de qualité. Zoom sur les avantages que peuvent apporter les serveurs vocaux interactifs à votre entreprise.

À propos du serveur vocal interactif

Un Serveur Vocal Interactif est un dispositif informatique qui peut communiquer avec les utilisateurs par téléphone. Il possède la capacité de recevoir et d’émettre des appels téléphoniques, de réagir aux actions (comme appuyer sur les touches du téléphone ou reconnaître la voix) en suivant une programmation préétablie.

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Il est aussi en mesure d’assurer la diffusion de messages préenregistrés et accéder à des bases de données. On peut donc dire que faire le choix du serveur vocal interactif comporte de nombreux atouts non-négligeables.

Pour être plus précis, lorsque vous faites un appel et qu’une voix vous demande de taper 1 pour accéder à un service, cela signifie que vous êtes connecté à un SVI.

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Les atouts des serveurs vocaux interactifs

Les entreprises profitent de nombreux avantages en utilisant les serveurs vocaux interactifs.

Améliorer la gestion des appels entrants

Le serveur vocal interactif vous aide à améliorer la gestion des appels entrants grâce à l’automatisation des processus de réponse et de redirection vers les services correspondants. Cela permet de diminuer le délai d’attente des clients et d’améliorer leur expérience.

Vous pouvez aussi personnaliser les paramètres du serveur vocal interactif selon les heures d’ouverture de l’entreprise, la disponibilité des agents ou d’autres critères. De cette manière, vous garantissez une excellente réactivité aux appels, même en dehors des heures de travail.

Moins de frais et plus d’efficacité

Parmi les avantages du serveur vocal interactif, il y a également la réduction des coûts et l’augmentation de l’efficacité. En effet, ce dispositif vous aide à limiter les coûts associés à la gestion des appels.

Avec l’automatisation de certaines interactions, vous pourrez diminuer le nombre d’agents nécessaires pour la gestion des appels, ce qui permettra de réaliser des économies sur la main-d’œuvre. Par ailleurs, le serveur vocal interactif contribue à augmenter la productivité des agents en leur permettant de se focaliser sur des tâches à plus grande valeur.

Conseils d’utilisation des serveurs vocaux interactifs

Pour une meilleure utilisation du serveur vocal interactif, commencez par définir les objectifs de cette solution pour votre entreprise. Cela vous donnera un aperçu des fonctionnalités nécessaires ainsi que des données à collecter.

Aussi, prenez en compte le temps passé dans le SVI. Si le client veut discuter avec un conseiller, la durée ne doit pas dépasser 1,5 minute s’il est mis en relation avec un conseiller.

Limitez en outre les étapes avant la mise en relation. Celles-ci servent certes à mieux comprendre la demande et diriger l’appel vers les conseillers les plus qualifiés en fonction de la nature de la demande. Mais, elles ne doivent pas être trop nombreuses au risque de décourager les appelants.

Enfin, élaborez des messages de qualité. Qu’ils soient préenregistrés ou générés par synthèse vocale, il faut suivre la règle des 4C : court, cohérent, clair et concret. Prenez le soin de déterminer le ton global des messages (neutre, dynamique, percutant, etc.), car, il a une grande influence sur le ressenti des appelants.